Projektkommunikation in der Bürger- und Akzeptanzkommunikation
Wissen, was läuft – verstehen, warum: Eine strategisch ausgerichtete Projektkommunikation spielt eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Umsetzung eines Vorhabens, indem sie Akzeptanz und Vertrauen der Anspruchsgruppen sicherstellt.
Projektkommunikation bezieht sich auf den gezielten Austausch von Informationen, Ideen und Feedback zu einem Projekt. Wichtig ist sie gerade bei Vorhaben baulicher Natur, welche die Infrastruktur oder öffentlichen Raum betreffen, wo oft viele Interessen und Nutzungsarten konkurrieren. Ziel ist es, zu gewährleisten, dass alle relevanten Stakeholder kontinuierlich über den Projektfortschritt, relevante Entscheidungen und mögliche Auswirkungen informiert werden. Hierfür gilt es in einer Kommunikationsstrategie vorab die geeigneten Kommunikationskanäle und Botschaften festzulegen, um die relevanten Zielgruppen strategisch zu adressieren und bei ihren jeweiligen Standpunkten abzuholen.
Darüber hinaus ist es Aufgabe der Projektkommunikation, die Notwendigkeit eines Projektes nachvollziehbar zu machen, indem Hintergründe transparent und verständlich vermittelt werden durch eine klare und einfache Sprache. Die Kommunikation muss empathisch und offen gestaltet sein und einen Dialog ermöglichen, der es den Anspruchsgruppen erlaubt, etwaige Bedenken oder Anregungen zu äußern.
Warum ist Projektkommunikation wichtig?
Eine effektive Projektkommunikation, die kontinuierlich informiert, trägt dazu bei, eine positive Einstellung zum Projekt zu fördern und das Vertrauen der Bürger in die Umsetzung zu gewinnen. Sie sichert damit die Licence to Operate, die neben der juristisch-formalen Legitimation eines Unternehmens auch wesentlich durch die gesellschaftliche Zustimmung zu einem Vorhaben bestimmt wird. In Verbindung mit entsprechenden Beteiligungsverfahren kann die Akzeptanz deutlich erhöht und das Konfliktpotential sowie Widerstände frühzeitig erkannt und reduziert werden. Das trägt dazu bei, dass Vorhaben reibungslos durchgeführt werden können.
Welche Anforderungen sollte Projektkommunikation erfüllen?
1. Frühzeitig
Gerade, wenn es um den öffentlichen Raum geht, sollte Projektkommunikation und Bürgerbeteiligung an Planungen und Projekten frühzeitig beginnen. Projektkommunikation hilft dann, die Deutungshoheit und Meinungsführerschaft für das Vorhaben zu bewahren und die schweigende Mehrheit zu aktivieren, um diese möglichst frühzeitig für den Projekterfolg zu gewinnen. Carta empfiehlt grundsätzlich, das Vorhaben schon ab dem Stadium der Vorplanung aus politischer und kommunikativer Sicht zu analysieren.
2. Nachvollziehbar und transparent
Nur ein genaues Verständnis für den Handlungsdruck der Unternehmen vermittelt die Notwendigkeit des Projektes und kann für eine öffentliche Zustimmung sorgen. Die Projektkommunikation muss also die Frage beantworten, warum das Projekt wichtig ist. Hintergründe und Ursprünge müssen transparent und klar vermittelt werden sowie Ziele, Herausforderungen und Chancen des Projektes verständlich erklärt werden. Zu einer transparenten Kommunikation gehört es für uns auch, dass aufgezeigt wird, welche Alternativen es gibt oder gab und warum der jeweilige Umsetzungsweg als der beste angesehen wurde. Nur so können Vertrauen und Akzeptanz sowie bestenfalls Unterstützung erreicht werden.
3. Verständlich
Komplexe Informationen müssen in verständlicher Sprache und möglichst einfach formuliert werden. Fachbegriffe sollten vermieden oder erklärt werden, um sicherzustellen, dass die Botschaften von allen Zielgruppen verstanden werden und die Kommunikation auf Augenhöhe stattfindet. Die Aktualität der Informationen ist ebenfalls von großer Bedeutung, um die Transparenz und Glaubwürdigkeit der Projektkommunikation zu gewährleisten.
4. Empathisch und offen
Carta konzipiert projektegleitende Kommunikation so, dass sie Ängsten und Bedenken Raum gibt und diese ernst nimmt und ermittelt mit dem Vorhabenträger mögliche Handlungsspielräume, die für eine echte Bürgerbeteiligung in Frage kommen können. Informations- und Dialogangebote sollten frühzeitig und aktiv mithilfe verschiedener Informationskanäle an die jeweiligen Stakeholder herangetragen werden, um glaubhaft zu vermitteln, dass die Anliegen der Stakeholder ernst genommen werden, um gemeinsam zu einem guten Ergebnis zu kommen.
5. Prozessorientiert und kontinuierlich
Die Projektkommunikation sollte nicht rein anlassbezogen auf Meilensteine fokussiert sein, sondern prozessorientiert sein, indem regelmäßig Fortschritte und Entwicklungen geteilt werden und gezeigt wird, wo das Vorhaben steht und welche Schritte folgen. Carta achtet auf eine transparente Kommunikation des Projektverlaufs, die von Anfang bis Ende des Vorhabens kontinuierlich fortgesetzt wird und so Vertrauen aufbaut und sicherstellt.
